Admin öffnen und Überblick
Oben: Home, Dashboard, Archiv. Links: alle Bereiche.
Öffne den Admin über 🛠 Admin in der Haupt-App. Der Admin hat ein eigenes dunkles Layout mit Top-Menü und Seitenleiste.
- Top-Menü: Home, Dashboard, Archiv.
- Seitenleiste: Firmen, Benutzer, Mandant-Zugänge, Mappings, Rechnungen, Uploads, Verrechnung, Kontoauszug-Jobs, Vorerfassung.
- Eigene Admin-Seiten: 💶 Kosten, 📚 Kategorien, 📋 Logs.
- Zugriff: Superuser sieht alles; Firmen-Admin sieht bei Mappings/Rechnungen nur die eigene Firma.
Firmen & SKR pflegen
Firmen anlegen, aktivieren und SKR-Mappings hinterlegen.
Unter Firmen legst du die übergeordnete Firma an und pflegst ihre Stammdaten. Der Slug wird automatisch aus dem Namen erzeugt und muss eindeutig sein.
- Name: eindeutiger Firmenname.
- Slug: technischer Kurzname, automatisch vorbelegt.
- Aktiv: Firma ein- oder ausschalten.
- SKR-Mappings: Partner-Zuordnungen als JSON; die Liste zeigt die Anzahl der Einträge.
Benutzer & Mandant-Zugänge
Firmen zuordnen, OTP verwalten und Portal-Zugänge anlegen.
Unter Benutzer siehst du Login, Firma, OTP-Status und Aktivierung. In der Benutzer-Maske gibt es die Firmenzuordnung als Inline-Bereich.
- Firmenzuordnung: Firma, Firmen-Admin, OTP-Pflicht, Tastatur-Shortcuts.
- OTP-Status: aktiv, Pflicht ohne Gerät oder –.
- OTP-Aktionen (nur Superuser): Im Benutzer-Detailformular „🔐 OTP zurücksetzen“ (Passwort-Login möglich, OTP neu einrichten) und „⛔ OTP deaktivieren“ (hebt die OTP-Pflicht dauerhaft auf).
- ⚙ Einstellungen: Benutzer ändern ihr Passwort und richten OTP selbst ein; Deaktivieren bleibt Admin-Sache.
- Mandant-Zugänge: Portal-Benutzer mit Benutzername, Passwort, Firma und Mandant; Zugangsdaten werden nach dem Anlegen angezeigt.
- Benutzer-Link: In der Mandant-Zugänge-Liste springst du direkt zur zugehörigen Benutzer-Maske.
Mappings & Rechnungen
Partner-Zuordnungen prüfen und gespeicherte Rechnungen ansehen.
Konten-Mappings verbinden Partner mit Kategorie, Soll/Haben und Steuersatz. Rechnungen zeigt die gespeicherten Belege mit Feldern und PDF.
- Mapping: Partner, Firma, Belegtyp ER/AR, Kategorie, Soll, Haben, Steuersatz.
- Eindeutig: Partner + Firma + Belegtyp; Suche und Filter helfen.
- Rechnungen: ID, Mandant, User, Datei, Datum, Feldanzahl, PDF-Link.
- Details: extrahierte Felder als Tabelle + Rohdaten; Datum ist read-only.
Kategorien, Kosten & Logs
Die drei eigenen Admin-Seiten in der Seitenleiste.
Diese Seiten liegen unter Eigene Seiten in der Admin-Seitenleiste. Sie sind keine normalen Datenbank-Tabellen, sondern eigene Werkzeuge.
- 📚 Kategorien: SKR03/SKR04, hinzufügen, umbenennen, löschen; Nummer 4–5 Ziffern; Löschen blockiert bei Referenzen.
- 💶 Kosten: Gesamt, Monat/Jahr, pro Mandant und Session-Details.
- 📋 Logs: Filter (User-Edits, KI-Output, Fehler, Warnungen, Debug), Datei, Zeilenlimit 100–5000.
Weitere Daten & Login-Sperren
Jobs, Uploads, Verrechnung, Vorerfassung und Axes.
Diese Bereiche liegen ebenfalls in der Admin-Seitenleiste. Sie sind vor allem zum Nachsehen, Filtern und Aufräumen da.
- Kontoauszug-Jobs: User, Mandant, Status, Dateien, Belege, Datum.
- Vorerfassung: Firma, Mandant, Monat, Jahr, gespeichert am.
- Mandant-Uploads: Datei, Mandant, Uploader, Status „Ausstehend/Übernommen/Archiviert“.
- Verrechnung: Monat, Mandant, erkannt/exportiert/abgerechnet, Kosten, User.
- Login-Sperren (Axes): Access Attempts und Failure Logs; nach 3 Fehlversuchen (Benutzer + IP).
| Bereich | Was du dort machst | Rechte / Hinweis |
|---|---|---|
| Firmen | Anlegen, aktivieren, SKR-Mappings pflegen. | Name und Slug eindeutig. |
| Benutzer | Firma, Firmen-Admin, OTP-Pflicht, Shortcuts; OTP zurücksetzen/deaktivieren. | Portal-User sind ausgeblendet. |
| Mandant-Zugänge | Portal-Login mit Benutzername/Passwort anlegen. | Zugangsdaten werden einmal angezeigt. |
| Konten-Mappings | Partner → Kategorie, Soll/Haben, Steuersatz. | Firmen-Admin nur eigene Firma. |
| Rechnungen | Gespeicherte Belege ansehen, Felder und PDF prüfen. | Firmen-Admin nur eigene Firma; Datum read-only. |
| Mandant-Uploads | Portal-Uploads einsehen und Status prüfen. | Status: Ausstehend/Übernommen/Archiviert. |
| Verrechnung | Erkannt/exportiert/abgerechnet und Kosten pro Monat. | Filter nach Mandant/Jahr/Monat. |
| Kontoauszug-Jobs | Status, Dateien und Belege der Kontoauszüge. | Nur zur Übersicht. |
| Vorerfassung | Gespeicherte Vorerfassungen pro Firma/Mandant/Monat. | Nur zur Übersicht. |
| 📚 Kategorien | SKR03/04: hinzufügen, umbenennen, löschen. | Nur Superuser; Löschen blockiert bei Referenzen. |
| 💶 Kosten | Gesamt, Monat/Jahr, pro Mandant, Session-Details. | Superuser global; Firmen-Admin eigene Firma. |
| 📋 Logs | Filter, Datei und Zeilenlimit wählen. | User-Edits, KI-Output, Fehler, Warnungen, Debug. |
| 🔐 Login-Sperren | Access Attempts und Failure Logs löschen. | 3 Fehlversuche = Sperre (Benutzer + IP). |
| 👥 Gruppen | Django-Berechtigungen verwalten. | Standard-Admin-Funktion. |
Fertig — der Admin-Überblick steht
Firmen, Zugänge, Daten, Werkzeuge und Sperren.
Wenn etwas nicht klappt
Die häufigsten Fragen zum Admin.
Ich sehe den Admin-Link nicht.
Der Admin ist nur für Superuser und Firmen-Admins erreichbar. Prüfe die Firmenzuordnung und die Rolle des Benutzers.
Ich sehe nur meine eigene Firma.
Firmen-Admins sehen bei Mappings und Rechnungen nur die eigene Firma. Für alle Firmen ist ein Superuser nötig.
Ein Portal-Benutzer fehlt in der Benutzerliste.
Portal-Benutzer werden aus der normalen Benutzerliste ausgeblendet. Verwalte sie unter Mandant-Zugänge.
OTP zurücksetzen/deaktivieren wird nicht angeboten.
Beide Aktionen sind nur für Superuser sichtbar. Firmen-Admins können OTP weder zurücksetzen noch deaktivieren. Benutzer können OTP unter „⚙ Einstellungen“ selbst neu einrichten, aber nicht deaktivieren.
Kategorie löschen wird blockiert.
Die Kategorie wird noch in Mandant-SKR, Firmen-SKR oder Wissensdatenbank verwendet. Erst die Referenzen bereinigen oder die Kategorie umbenennen.
Kosten fehlen oder sind leer.
Prüfe Monat/Jahr und den Mandantfilter. Kosten entstehen aus CSV-Exporten; pro Session zählt der letzte Export.
Login-Sperre aufheben.
Unter Axes → Access attempts die betroffenen Einträge löschen. Die Sperre greift nach 3 Fehlversuchen für Benutzer + IP.
Gut zu wissen
Die wichtigsten Admin-Begriffe.
Was ist der Unterschied zwischen Admin-Firmen und Firmenstammdaten?
Admin → Firmen ist die übergeordnete Firma mit Benutzern und SKR-Mappings. Firmenstammdaten ist der Mandant mit Stammdaten und Personenkonten für die tägliche Buchhaltung.
Was bedeutet „Firmen-Admin“?
Ein Benutzer mit Firmen-Admin darf Admin-Funktionen für die eigene Firma nutzen. Bei Mappings und Rechnungen sieht er nur die eigene Firma; Kategorien bleiben Superusern vorbehalten.
Wo werden Portal-Zugänge erstellt?
Unter Mandant-Zugänge → Hinzufügen. Benutzername und Passwort werden nach dem Anlegen einmal angezeigt; der Zugang ist auf das Mandanten-Portal beschränkt.
Was passiert beim Löschen einer Firma?
Eine Firma ist die übergeordnete Ebene. Prüfe vor dem Löschen, ob Benutzer, Mappings und Rechnungen noch gebraucht werden. Im Zweifel erst deaktivieren statt löschen.
Wo finde ich Kosten und Logs?
In der Admin-Seitenleiste unter Eigene Seiten: 💶 Kosten, 📚 Kategorien, 📋 Logs.
Werden Kontoauszüge im Admin verarbeitet?
Nein. Im Admin siehst du nur die Kontoauszug-Jobs. Verarbeitet werden Kontoauszüge unter 🏦 Kontoauszüge.